更新日: 2014-03-31 18:47:00

社内と社外で違う! 新入社員が気をつけるべき電話でのマナー

著者: kumiko3

編集者: kumiko3

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はじめに

Photo by kumiko3

新入社員が最初にすることと言えば、電話応対。その中で気をつけるべき点をまとめてみました。

最初は電話応対から

Photo by jeff~

新人は、電話応対からと言われています。最初は電話に出るのも緊張しますが、マナーを知ればそこまで怖いものではありません。ですが、今までの時とは違い、ビジネスマナーというものもあります。

そこで、電話で気をつけたいことをまとめてみました。

第一声が大切

第一声は、聞き取りやすい声で受け答えをします。

例えば、「はい、こちらA株式会社〇部、△△です。」というようにです。会社の部署まで名乗るかどうかは会社内でのルールに従ってください。△△には自分の名前が入ります。

ちなみに、「もしもし」はN.G.です。

用意するもの

・メモ帳
・ペン

聞いたことを記憶できないことも多いので、メモを取って応対します。また、相手の名前が聞き取れなかった時は「申し訳ないのですが、もう一度、お名前を聞かせていただけますか?」と聞きます。

なんとなくで流すのはダメ。ちゃんと、「誰から誰あてに電話がかかってきたか」確認するようにしましょう。

社外の人に対しては……

部長の〇〇は席を外しております。

というように、役職名+名前で伝えます。社外の人に対しては、身内である同じ会社の部長や同僚のことを〇〇部長、〇〇さんといった呼び方はしません。上司に”さん”をつけたい気持ちはありますが、社外の人に対してはこれがマナーです。

社内の人に対しては……

〇〇部長は、今、いません。

社内の人に対しては、少しカジュアルな言い方になってもいいとされています。〇〇さん、〇〇部長でも大丈夫です。

こちらから電話をかける場合は

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こちらから、電話をかける場合は相手の都合を聞けるといいかもしれません。

例えば、同じ社内で外周りをしていたり、同じ会社で違う支店にいる人にかけたりした時に、「今、お電話大丈夫ですか?」と配慮できるかどうかはとても大切です。仕事の緊急性もありますが、相手の仕事の都合を配慮できると「新人なのにできる!」と評価が高くなることもあります。

まとめ

最初は緊張してしまうものですが、少しずつが大切です。慣れてみてください!

イメージ:足成

著者:kumiko3

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好きなジャンル:料理(お菓子作り、パン作り)とコスメ。そして時々自動車、自転車も好き。

日々のモットー:毎日、楽しく過ごしたいというのがモットー!ス...