更新日: 2013-03-21 16:42:32

会議を長引かせないための進め方

著者: kumiko3

編集者: kumiko3

閲覧数: 713

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はじめに

Photo by Yuichiro Haga

会議を長引かせないための進め方、こういった方法で進めるのはどうでしょうか。

STEP1 □ 審議と承認

まず、会議にかける議題は2つに分けていますか?

・審議
・承認

この2つに分けましょう。

審議は時間がかかるもの、承認はOKが取れたらそのまま仕事に移れるものです。承認はルーティンワークの確認などが含まれます。

議題の中に審議と承認が混ざっているとややこしくなるので、承認で時間を取らないように2つに分けてしまいます。

そして、承認の議題は会議の最初に時間をかけずに、確認くらいにして次に移るのがおすすめです。

STEP2 □ 何分で終わらせたいのかを考える

やりにくいことかもしれませんが、何分で会議を終わらせたいかを考えます。

例えば、審議の議題が2つあり、承認の議題が4つあるとします。

これを60分で終わらせたい場合「審議1件あたり20分×2」、「承認1件あたり5分×4」なら60分で終わらせることができます。

時間配分を最初に考えてしまって、それから進めると上手に配分ができるのではないでしょうか。

STEP3 □ 上手な司会進行を

Photo by Dick Thomas Johnson

会議の進行の腕は、司会進行にかかっています。

審議の議題で結論が出ないものがあったりすると、会議は延々と続けることができます。そんな時、腕のいい司会進行なら「ペンディングで」と結論のないままに終わらせたり、「担当の人、再考で」といったように担当に考えさせる時間を与えたりすることもできます。

STEP2で考えたよりも時間がかかりそうなら、結論が出なくても途中で切り上げてしまって再度考える時間を持つのもいいかもしれません。

まとめ

うまく会議ができたら仕事の効率も良くなりそう!

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好きなジャンル:料理(お菓子作り、パン作り)とコスメ。そして時々自動車、自転車も好き。

日々のモットー:毎日、楽しく過ごしたいというのがモットー!ス...