更新日: 2011-06-19 21:59:54

電子メールでの好印象を残して断る方法

著者: cosmos7mk

編集者: cosmos7mk

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はじめに

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相手の状況や顔色を伺うことができないメールで相手の申し出を断るのは大変難しいことです。できれば好印象を残して断りたいものです。

STEP1 【断る時のNGフレーズ】

○下記のような言葉はメールでは使わないようにしましょう。

a)「無理です」「できません」
 ・拒絶の度合いが強すぎます。
 ・「しかねます」「難しいです」などの婉曲な表現にしましょう。
 ・「あいにく」「せっかく」「残念ですが」などの緩衝材になる言葉を添えると文面の印象が和らぎます。
b)「嫌です」
 ・好き嫌いという感情的な表現で相手を説得することはできません。
c)「ちょっと」「できるかどうかわかりません」
 ・あいまいな表現は相手をいらつかせるだけです。断るのであれば、その意思は明確に伝えましょう。
e)「パスします」
 ・親しい間柄で使う言葉で、ビジネスメールでは使用しないようにしましょう。

STEP2 【相手を不快にさせない言い回し】

○下記のような言葉を添えると、メールが明るい印象になります。

a)「ありがとうございます」
 ・「すみません」より感謝の気持ちを伝える言葉の方が良いでしょう。
b)「願ってもない機会なのですが」「せっかく」「残念ですが」「申し訳ございません」
 ・チャンスを無にする残念な気持ちが伝わります。
 ・相手の意向に沿えず申し訳なく思う気持ちや恐縮する気持ちが伝わります。
c)「お気持ちだけありがたく頂戴します」
 ・贈答品などの気遣いを断るときに使います。
d)「白紙に戻す」「このたびは見合わせることといたしました」
 ・明確な断りにもかかわらず、「お断りします」よりちょっと柔らかな表現になります。
e)「心苦しい」
 ・「申し訳ない」より丁寧で誠実な印象を与えられます。

STEP3 【お断りメールのポイント】

a)メールの返信はスピードも要求されますが、相手の意に沿わないお断りメールについてはよく文章を推敲してから返信するようにしましょう。
b)断る理由を添えましょう。
 ・例えば「別件で立て込んでおり」「所用があり」
c)できれば、代替案や次につなげる言葉を添えましょう。
 ・例えば「○○時までは難しいですが、○○時以降なら可能です。」
d)書いたメールを一旦、保存しましょう。
e)それから、保存したメールを再度開いてみて、そのメールが自分宛に来たものだと思って読み返してみましょう。
f)そして、メールを読んだ相手が、どんなリアクションをするか想像をしてみましょう。
g)リアクションの顔が怒りの顔であれば、メールを書き直すか、メールをやめて電話や直接訪問するなど別途の対応を考えましょう。

まとめ

将来のために、断る時こそ、好印象を持ってもらうよう努力しましょう。

出典:日経Associe

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倉木麻衣さんを応援しているブログを書いています。
金融関係の仕事に長く従事していました。
読書、音楽鑑賞、映画鑑賞、スポーツ鑑賞など深堀はしていません...