更新日: 2011-02-14 11:22:48

書類ファイルの管理術、インデックス効果

著者: hana-haha

編集者: hana-haha

閲覧数: 637

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はじめに

Photo by hana-haha

仕事では多くの紙の書類を扱います。ファイリングもコツがありますよ。

STEP1

貯まってしまう書類を管理するのはファイリングが一番。顧客別に管理するのは大前提ですが、ただ綴じればいいのでなく「インデックス」をつけるのが大切です。

ファイルする時に「書類の分類の仕方」がポイントになります。書類を手にした順番ではなく、仕事の段階別にファイルする方が効果的です。
実際は時系列でファイルする方が楽なのですが、それでは後から探す時に苦労します。ファイルの大きな目的は「後から探しやすくする」こと。とっておく事が目的では無いです。

STEP2

仕事を段階別に分けるのは、仕事そのものの流れを把握し考えることです。資料を後に探しやすくする以外に仕事の流れを調える効果もあるのです。
こうして作っておけば、案件ごとの進捗状況もわかりやすくなるでしょうし、突然の担当変更や緊急事態発生などの時も役立つはず。ファイルを渡せば誰でも対応がとれるようになる、そんな分類を目指しましょう。

まとめ

もちろん書類の性質や状況でも変わります。むしろ会議の議事録などは、会議の種類ごとに時系列わけが望ましいですね。

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