更新日: 2011-02-11 16:51:01

ビジネスメール整理術

著者: hana-haha

編集者: hana-haha

閲覧数: 557

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はじめに

Photo by hana-haha

仕事で日々たまってゆくメール。指示を「うっかり忘れていた」なんてことの無いよう、管理は大切です。

STEP1

今やメールはビジネスコミュニケーションの大きな手段です。しかし、上司からの指示、部下からの報告、得意先からの依頼・・・など膨大なメールが行きかう方も多いのでは?
メールに目を通しても、優先業務を対応中だったりすると「後で」が、すっかり忘れていたなんて事態につながることも。社内メールなら謝れば済むこともありますが、顧客からのメールは「忘れていました」では済みませんよね。

STEP2 ビジネスメールは大きく区分けすれば2つに分類できます。

1.あなたへ何か対応を指示または依頼する「依頼するメール」
2.あなたへ状況や情報を知らせるための「通知するメール」

「通知するメール」は目を通せばいいものです。しかし、「依頼するメール」は見ただけではダメ、対応する必要があるのです。

メールを読んだ時に、この2種に区分けしましょう。最も簡単なのは受信トレイに「通知」、「対応済」の2種のフォルダを作り、その都度メールを手で移動させる方法です。手で移動なんて!と思わないで。必要かどうか頭で考えないと、仕事の重要度、優先度を理解しているとは言えませんよ。

STEP3

また、この2種に該当しないメールは読んだら不要なものに値するのではないでしょうか?つまり消します。保管している必要もないものはPCに負荷をかけるだけです。

この作業で、受信トレイには「未読メール」と開封しているけど「対応が終わっていない依頼メール」が残るはず。読み返しも簡単になりますから、対応が必要なメールが、不要メールや通知メールに埋もれて忘れていた・・・というミスは起こらなくなるはず。

まとめ

ビジネスメールの区分けは、あなたの仕事の評価を左右することになるかもしれませんよ。

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