更新日: 2011-06-17 16:30:20

メールで年賀状の返事を書く方法

著者: milchman

編集者: airiiiii

閲覧数: 28233

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はじめに

Photo by midorisyu

仕事始めの日、出社してメールボックスを開いたらメールで年賀の挨拶がドカドカ届いていた…そんな方のために、返信方法をご紹介します。

STEP1 <BCCで一括送信する>

おそらく、もっともメールらしい年賀状の送り方がこれだと思います。当たり障りない挨拶文を書き、相手先のアドレスをすべてBCCに入れて送信するだけで、アドレスを入れた相手全員に同じ内容が届きます。
※宛先は絶対に「BCC」に変えてください。「TO」または「CC」だと、送信相手全員にお互いのメールアドレスがわかってしまい、情報漏洩として問題になります。

STEP2 <テンプレートを作る>

BCCで一括送信するのは、送信者としては便利ですが、もらう側にとってはあまり嬉しいメールではありません。迷惑メールとして処理される可能性もあります。

そこでオススメしたいのが、「相手ひとりひとりにメールを書くものの、テンプレートを使って効率化を図る」方法です。
「年賀メールの返信」と目的は決まっているので、書く内容が重複する部分も多々あります。こういった部分はテンプレートにし、宛先や一言挨拶文をそれぞれ書き換えるのです。パソコンで作成しプリントした年賀状に一言ずつ添えるのと同じ感覚です。

テンプレートとして保存する方法はメールソフトに依って異なります。
Mozilla Thunderbirdの場合は、作成→ファイル→選択して保存→テンプレート、と選んでいくと、「テンプレート」フォルダに保存されます。

STEP3

テンプレートの文案です。行末に※の書いてあるところは「必ず」書き換えます。書き換え箇所はテンプレートで記号にしておくと、目立って書き換え忘れが防げるのでオススメです。

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株式会社▲▲ ○○さま※

■■の××です。あけましておめでとうございます。
新年のご挨拶を頂戴し、ありがとうございました。

昨年は○の件でお世話になり、本当にありがとうございました。※
本年は■の件で忙しくなると思いますが、お力添えをいただければ幸いです。※

弊社は本日より営業を開始いたしました。
本年も、どうぞよろしくお願い申し上げます。

まとめ

相手と自分の距離を近づけるようなメッセージを入れましょう。

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