更新日: 2010-12-08 21:42:56

メール問い合わせの落とし穴…あなたがクレーマーになってしまう前に

著者: abes

編集者: abes

閲覧数: 413

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はじめに

Photo by abes

最近は、メールで問い合わせをすることが容易になっています。
また、多くの方が利用していることでしょう。
相手からどんな返信があっても、比較的怒らなくて済む、自分なりのコツです。
今回は特に企業(相手)と自分(個人)の場合です。

STEP1 まず、お問い合わせのメールを自分から送ります。

それに対しての返信が企業さんからあります。

この時点ではそこまで苛立つこともないと思います。
テンプレートを使って返信しているな?
と思う程度です。

テンプレート返信がそもそも嫌な方もいらっしゃると思います。
これは、もう、そうしないと仕事を回せないのだろうと考えるしかありません。

STEP2

企業さんの返信から引用して、折り返しのお問い合わせメールを送信します。
それに対する返信が企業さんからあります。

これを数回繰り返すと、当然ですが、長文化します。
すると、怒りが沸点に到達してしまうことがあります。
何故ならば、企業さんはどうやら自分の送信したメールの、

「引用した部分の前後、一、二行しか読んでいない」

ということが見えてくるからです。

STEP3 自分の問い合わせたいことは、もう一行下にあるのにな。

そう思うと一気に腹が立ちます。

ここは、メールの文面の体裁を気にしている場合ではありません。
あまりしつこく、長く繰り返していると、ただのクレーマーになってしまいます。
もっと短く終わらせましょう。

STEP4

そこで、引用文の直下、一行にのみ、自分の問い合わせたいことをまとめます。

だらだらと複数行にしてしまうと、予期しない方に解釈されてしまうことがあります。
その返信を見た自分は、また腹が立つのです。

STEP5 本当に腹が立って仕方がない時。

誰か、別の人に会って、全然関係のない話をすることをオススメします。

メールにべったり貼り付いて煮詰まってしまうと、もうストレスフル。
別の人の顔を見て、見えないメールの相手のことを少し思いやってみましょう。
すると、スムーズなやり取りが出来るようになります。

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